Ay, ay, los datos del trabajo

Acabo de leer en una de mis páginas WEB favoritas, techrepublic.com, la siguiente frase:

Whether by human error, hardware failure, electrical disruptions, or natural disaster, system failures simply WILL happen!

Voy a cometer la audacia de traducirla al español: “Sea por error humano, fallo del hardware, problemas eléctricos o desastres naturales, los fallos de los sistemas inevitablemente ocurrirán algún día”.

Esté mejor o peor traducida, la razón de este artículo es que la cita anterior me hizo recordar una conferencia de Yossi Sheffi, profesor de Ingeniería en el MIT y Director del Centro para el Transporte y la Logística del MIT, titulada igual que su libro The Resilient Enterprise. El primer capítulo está disponible en su web: http://www.theresiliententerprise.com. El libro no está dedicado a los conceptos informáticos, o al menos no sólo. Va dirigido a los responsables de las empresas para explicarles que los problemas van a aparecer inevitablemente y que hay que estar preparados para afrontarlos.

Aplicado al mundo de los datos informáticos lo que tenemos que tener claro es que los datos son críticos para nuestra empresa: datos de clientes, de personas, trabajos ya realizados, trabajos en curso… ¿Alguien se ha planteado qué ocurre si hay algún desastre? ¿O es que todavía pensamos que en nuestra plácida oficina/nave industrial no va a pasar nunca nada malo?

La pérdida catastrófica de los datos

En un estudio citado en ComputerWorld titulado “La cara y la cruz de WindsorSoluciones de continuidad y backup (copia de respaldo) son prioridad en estos incidentes”, la Universidad de Texas declara que:

 Sólo el 6% de empresas con pérdida catastrófica de datos sobrevivirá, frente a un 43% que nunca reabrirá su negocio y un 51% que tendrá que cerrar en un plazo de 2 años.

Nota: Este estudio se cita en numerosísimas páginas en internet, pero yo  no he sido capaz de encontrar el artículo original para citar la fuente exacta. Ni siquiera estoy seguro de a cuál de las universidades de Texas se refiere. Sí que he conseguido encontar la referencia a “The University of Texas Center for Research on Information Systems”. Si algún avezado lector es capaz de encontrar la bibliografía exacta del estudio, le quedaré muy agradecido si añade un comentario al respecto.

Si bien el software y el hardware es recuperable, de forma más o menos rápida, y con más o menos esfuerzo, sea económico, sea en tiempo, la recuperación de los datos, y no digamos su pérdida puede suponer un coste tal que acabe con la vida de la empresa.

El coste de los datos perdidos

Smith, D.M. (2003) en su artículo The Cost of Lost Data en Graziadio Business Review valora en 1 millón de dólares cada 100MBytes de datos en una empresa. Yo supongo que se refiere a datos significativos, de esos que contienen el verdadero saber de la empresa, su núcleo de conocimiento. Tal vez esos cálculos están desfasados hoy en día, pero en lo que seguro que acierta es considerar que a eso hay que añadirle el valor de las oportunidades que se pierden al carecer de esos datos y el valor multiplicativo que tendría el que esos datos se perdieran en una red de trabajo compartido.

La recuperación

Pero además de esta protección, es cada vez más necesario disponer de mecanismos que permitan la rápida recuperación. No es sólo el tener un backup de los datos, sino saber en cuánto tiempo seríamos capaces de recuperar la información. Todavía no recuerdo haberme topado con nadie que me haya dicho: “hemos simulado una pérdida total de los datos y nos ha costado x horas recuperar la situación inicial.

Es decir, hacemos simulacros de incendio, pero no de pérdida de datos. ¿Qué ocurriría en un caso real? ¿Tal vez nos encontremos con que esas cintas que nos ayudaban a dormir tranquilos no tienen nada en su interior excepto tal vez un índice?

¿Y si no nos recuperamos en 1 día ni en 2, sino en 10? ¿Qué pasaría con la empresa?

Medidas

Según Smith, los encargados de negocio deben invertir en tecnologías que pueden reduzcan  la posibilidad de pérdida de datos:

• software antivirus, firewall, etc
• actualizaciones
• sistemas de back-up
• ordenadores, hasta el último PC, protegidos con contraseña

Sin embargo, incluso con fuertes medidas, en algún caso se producirá una pérdida de datos. Los planes de prevención para enfrentarse a estas contingencias pueden reducir drásticamente los tiempos de recuperación.

El personal de TI debe trabajar duro en este sentido. Debe preparar los planes, realizar simulaciones y estar al día en las últimas tecnologías de salvaguarda y recuperación de datos. Y por supuesto intentar comprometer a todos los trabajadores para evitar perder los datos, pues hasta en el último portátil hay en algún momento datos que son vitales para la empresa.

Saludos.