Formularios de Google

Muchos de nosotros tenemos cuentas de Google. En mi caso ya casi ni me acuerdo de cuando creé la mía. Creo recordar que tuve que apuntarme para obtener mi cuenta cuando estuvieran disponibles.

Como muchos otros usuarios, he ido utilizando cada vez más las herramientas gratuitas que me proporcionaba Google: el propio gmail, el Google drive, el Google+, las herramientas para administradores… Alguna de ellas me ha resuelto más de un problema, como la posibilidad de que varias personas estemos accediendo, y modificando un documento a la vez.

Pero ¿para qué sirven los formularios de Google? Debo reconocer que hasta hace poco yo no había utilizado. Pero una vez lo he hecho, me he vuelto un adicto. Diariamente entro a uno de los formularios que he creado para anotar diferentes tareas que voy realizando. Ya sé que hay otras soluciones y probablemente mejores, pero esta me costó 5 minutos de tiempo montarla, es gratuita y encima tengo el control al 100% de lo que quiero que haga, algo importantísimo para mí.

Caso de estudio: formulario web para añadir ideas

Vamos a poner un ejemplo. Supongamos que yo quiero que un grupo de personas me vaya dejando una idea cada vez que le apetezca. Quiero que me diga la idea, quiero que me diga sobre qué proyecto es y quiero saber cuándo dejó la idea; por ahora, no quiero saber quién deja la idea.

Me voy a mi cuenta de Google. Abro Google drive. Creo una carpeta, por ejemplo, llamada “Ideas”. Una vez dentro de esa carpeta le doy de nuevo al botón “crear”, donde aparece un listado de posibilidades, una de las cuales, que nunca habíamos empleado y puede que ni visto es “formulario”.

Se abre una pantalla de edición de formulario e inmediatamente nos pide  un título y un tema (apariencia general del formulario). Pongamos por ejemplo “Tormenta de Ideas” y elijamos el tema azul. Aceptar.

Hecho esto, vamos a crear los campos del formulario:

Primer campo

• Título: Proyecto
• Texto de ayuda: “Indica el proyecto en el que estabas pensando”
• Tipo de pregunta: Respuesta múltiple
• Dejamos sin marcar lo de “ir a página basada en respuesta” por ahora
• En opción 1 escribimos el primer proyecto, por ejemplo:  “Saludos al autor”
• En opción 2 escribimos el segundo: “Formato del blog”
• Aparecerá una tercera línea para otra opción: “Me gustaría que hablaras de…”
• Marco “respuesta obligatoria” para que el que entra tenga que dar un proyecto sí o´sí.
• Le doy a “hecho”. Tranquilidad, si no está bien luego lo podremos modificar.

Aparecerá ya la primera pregunta de nuestro formulario. Pulsemos “añadir elemento”.

Segundo campo

Elegiré el formato de  texto de párrafos, por si los que acceden quieren explayarse.

• Título: Idea
• Texto de ayuda: “Dime qué idea se te ha ocurrido”
• Tipo de pregunta: Lo dejamos en texto de párrafo
• Validación: blanco por ahora, que cada uno ponga lo que quiera.
• Marco respuesta requerida, para que no se olviden de poner algo
• Doy de nuevo a “hecho”.

Y por ahora no quiero añadir más campos.

Página de Confirmación

Es la página que va a ver el visitante después de introducir su respuesta. Se configura mediante la ficha que hay al final del formulario.

• Texto:” Tu respuesta ha sido guardada. Gracias y vuelve pronto con nuevas ideas.” (Sin comillas).
• Marcar la opción de mostrar el enlace para enviar una nueva respuesta.
• Marcar la opción de dejar editar la última respuesta.

Y ya está hecho el formulario.

No hay botón de guardar formulario.

¿No hay que darle al botón de grabar? No, Google ya lo ha guardado.

Archivar las respuestas del formulario WEB

Pero aún queda algo. ¿Dónde van a parar las respuestas? La respuesta la damos nosotros mismos pulsando la opción que se ve en la barra que hay encima del formulario donde dice “Seleccionar destino de las respuestas”.

Aparecen diferentes opciones, pero yo opto por dejar lo que me ofrece por defecto: que cree una nueva hoja de cálculo de Google (Google spreadsheet) que se llamará Tormenta de Ideas (Respuestas). De este modo podré consultar fácilmente las respuestas que dejen los usuarios.

En las páginas de Google puedes consultar todo sobre las opciones de destino de respuestas.

Compartir el enlace con los colaboradores

Bueno, pero ¿cómo hago para que mis colaboradores puedan acceder a mi formulario? En menú “Archivo” selecciono “Compartir. Lo primero que veo es el enlace a mi formulario (le doy a CTRL-C para utilizarlo luego) y a continuación”, en el cuadro de diálogo “Configuración para compartir”, donde le doy a cambiar y selecciono la opción “cualquiera que tenga el enlace”. Guardar.

Por ahora no quiero enviar el enlace a nadie. Me basta con que lo prueben los visitantes de esta web. Pero como el enlace es horrible para enviárselo a nadie, voy a añadir un truco final.

Utilizar un enlace cómodo y fácil de recordar

Me voy a mi cuenta de bitly.com y añado el link. Una vez hecho, como el código de enlace no me gusta nada, voy a hacer el mío propio. Pruebo con vmg (mis iniciales) + f (de formulario) + 03 (primer número de 2 cifras que me dice que no está ya utilizado). Ya lo tengo: bit.ly/vmgf05. ¿Verdad que es fácil de recordar? Se puede comunicar de palabra en una reunión sin tener que enviar un correo a cada asistente.

Pruébalo. Si las respuestas son creativas añadiré alguna respuesta al final del formulario.

Saludos