Recapitular sobre nuestros gastos siempre es una medida sabia. Las pequeñas empresas vamos siempre tan rápido y tan saturados de cosas que hacer, que olvidamos que parte de nuestras ganancias se nos están cayendo como se cae el grano de un saco descosido.
Si nos pusiéramos a analizar esos costes no pararíamos. Especial atención merecen los costes de la no calidad, tan típicos de los que vamos “como una moto”. (Véase por ejemplo Costes relativos, la calidad entendida como rentabilidad).
Realmente hay que tomar aire y dedicar un buen tiempo a controlar esos costes de la no calidad… Pero hay otros costes que son mucho más fáciles de controlar, como son los costes de la factura de telefonía.
La llamada telefónica es una cosa que aparentemente “no vale dinero” pero que al final de mes suele dejarnos helados. Fundamentalmente la factura de telefonía móvil. Yo, como responsable de tecnologías en alguno de mis trabajos anteriores, dediqué tiempo a reducir la factura de telefonía. Listo a continuación alguna de las ideas que me resultaron útiles:
- La primera es la más obvia, saber cuánto gastamos realmente en móviles. Algunos lectores se asombrarán al leer esto, pero no todos los empresarios disponen del tiempo necesario para controlar este tipo de cosas. A veces ocurre también que el gasto telefónico está desperdigado en diferentes líneas, con diferentes operadores: fijo, móvil, fax, podemos incluir también el adsl aquí… e incluso facturas entregadas como gasto por empleados que han utilizado en algún momento su teléfono móvil.
- Pero no es sólo la cantidad total, también es el patrón de llamadas: a quién llamamos más, a qué hora, qué lineas se utilizan más. Puede ocurrir que nuestra centralita tenga 8 lineas simultaneas y sólo el 0,5% del tiempo necesitemos las 8 a la vez. ¿Para qué pagar esa cuota mensual?
- Una vez se tenga todo eso claro, hay que dedicar tiempo a analizar las ofertas del mercado, buscando la que mejor se ajuste a nuestro patrón.
- Conocer a fondo la oferta que tenemos ayuda también a reducir coste. Yo ahora tengo una tarifa que sólo me cobra el establecimiento de 8:00 a 20:00. Procuro llamar a la gente siempre en este horario, y hacer una única llamada, por larga que sea. He reducido 1/3 mi factura de hace 4 meses.
- No dejarnos embaucar por el regalo del comercial del operador. A menudo no vende el que ofrece mejores condiciones sino el que regala el móvil “más chulo”. Con 18 meses de permanencia, y teniendo en cuenta la facturación de una empresa, es fácil regalar material que a ellos evidentemente no les cuesta tanto como a nosotros. Sin embargo, los responsables de tecnología y/o compras nos vemos muy criticados al resisitir estos regalos si no tenemos un fuerte apoyo por parte del empresario/director general. Y lo digo por propia experiencia-
- Regatear. Sin ambages. Si no regateamos, nos venderán más caro que a nuestro vecino. Hemos de buscar todas las ofertas, seleccionar la más barata y dejar que los otros operadores lo sepan. De hecho, si no lo hacemos, los comerciales no podrán darnos “su mejor oferta”. Pero, siempre teniendo presente el punto anterior: hemos de fijarnos en la oferta de cuotas y tarifas… ya habrá tiempo para hablar de los móviles. Sería como elegir coche en función de la radio que nos regala el vendedor.
- Control. Ya se ha comentado antes, pero no sólo hemos de controlar, sino también que se sepa que controlamos.”Hola, Sr. X, te he llamado para analizar contigo tu factura telefónica, a ver si entre ambos podemos ayudar a la empresa a reducir gastos…”. No hay por qué amenazar, basta con plantearlo como una colaboración. Debo decir que en el pasado este punto fue el que más me ayudó a reducir el gasto telefónico: “Hombre, yo creo que si estás en Malasia y tienes que llamar a un colega a Sudáfrica, tal vez debas emplear la telefonía fija o el skype para hacerlo, sobre todo si la llamada dura 104 minutos…”.
- Configuración: tanto en los móviles como en la central de telefonía fija podemos controlar el tipo de llamadas que se pueden hacer. Yo llamé a mi compañía para solitar que no se pudiera utilizar el GPRS desde mi terminal, harto de que si pulsaba por error la tecla del explorador de internet se conectara utilizando esa tecnología y me cobrar un mínimo de 1,2€. Inmediatamente me interrumpieron ese servicio.
- No contratar lo que no se emplea. A lo mejor usted ha reducido personal en su empresa pero no ha dado de baja el modem 3G para ese puesto de trabajo que ya fue amortizado.
Y podría seguir. Pero recuerde que si usted no es especialista en estos temas y/o no tiene tiempo para hacer este análisis, las empresas proveedoras de servicios TIC podemos ayudarle a reducir sus costes.
Saludos