Videoconferencia

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Según la wikipedia, la videoconferencia es la comunicación simultánea y bidireccional de audio y vídeo. O sea, que podemos hablar con otra persona como por teléfono, pero viendo la cara a nuestro interlocutor al mismo tiempo.

Desde luego, para un uso familiar las ventajas son evidentes: Pensemos en familias separadas en la distancia, en abuelos con nietos nacidos y criados en otro país. La videoconferencia les ayudará enormemente a mantener el contacto personal con ellos, a verlos crecer, notar su lenguaje corporal al hablar con ellos, reírse… Rompe fronteras y evita el aislamiento.

En cuanto al trabajo, no cabe duda de que la videoconferencia es una herramienta muy útil. En un trabajo anterior yo tenía que viajar a menudo para reunirme con otros colegas de empresas del grupo, cada vez en una ciudad diferente, mínimo una vez al mes. Las reuniones solían durar una o dos horas como mucho, pero yo invertía como mínimo un día entre el viaje de ida, la reunión y el viaje de vuelta. Por no hablar del coste económico: avión, taxi, comidas, llámadas de móvil para intentar mantener el trabajo activo, etc. Al segundo año el Grupo Empresarial tomó una decisión: las reuniones tendría lugar utilizando la videoconferencia como sistema prioritaro. Invirtió una determinada cantidad en cada una de nuestras sedes (siete, si mal no recuerdo) y se aseguró de que contáramos con las comunicaciones necesarias para garantizar una buena comunicación. En muy poco tiempo, la videoconferencia se convirtió en algo cotidiano para todos nosotros, nos evitó el estrés de muchos viajes, y supuso un gran ahorro de costes para la empresa (creo que en un mes, como mucho dos, el ahorro en costes de desplazamiento amortizó la inversión).

En esta línea es interesantísimo el estudio de Ipsos Mori realizado en colaboración con Tandberg. Destacan datos como el que informa de que el 15% de los trabajadores considera que el viajar les supone una pérdida en su rendimiento laboral, llegando esta cifra al 19% en el Reino Unido. También se analiza la percepción del empleado sobre el impacto medioambiental de su viaje, en una época en que las empresas están cada vez más comprometidas con políticas de protección medioambiental.

Y por supuesto, el estrés. Según la encuesta realizada, un 44% de los trabajadores indica que el estrés personal y familiar que les produce el estar viajando a menudo afecta a su productividad. El 7% de los trabajadores cambiaría de trabajo por no viajar tanto.

Y podríamos seguir, pero lo que está claro es que por motivos de recursos humanos, de costes empresariales, y por supuesto medioabientales, es necesario disponer de una alternativa a los viajes de trabajo. Y esa alternativa muy bien puede ser la videoconferencia.

Como ya hemos señalado anteriormente, el coste de un sistema profesional de videoconferencia puede ser comparable al de un único viaje de avión internacional. Máxime teniendo en cuenta que los ADSL de que disponemos en la actualidad proporcionan velocidades lo suficientemente buenas para que la comunicación no requiera de redes propias. De todas formas, será conveniente contar con la ayuda profesional para un funcionamiento óptimo (ayuda que se amortizará rápidamente).

De cara al usuario doméstico, del trabajador autónomo y/o la pequeña empresa podemos citar sistemas gratuitos, como skype, Windows Live Messenger, el propio Google con su Googlechat por mencionar los que yo empleo habitualmente. También algunas empresas ofrecen sus servicios de modo gratuito con ciertas limitaciones; por ejemplo, y pensando en videoconferencias de grupo, tenemos tolbox.

Como conclusión, yo diría que cuando hay que viajar por una buena razón, y siempre y cuando el futuro beneficio compense el coste en dinero y recursos humanos, adelante, pero en caso contrario es mejor utilizar las herramienteas telemáticas: teléfono, correo electrónico o videoconferencia. De las anteriores, la ventaja de la videoconferencia es que es casi tan fuerte como la reunión en persona: obliga a los asistentes a cumplir sus compromisos previos a la misma, a “llevar los deberes hechos”.

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Acerca de Vicente Millán

Technology and consulting lover
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