Gestión Documental

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Por qué implantar la Gestión Documental

Un sistema informático de gestión documental es la herramienta necesaria para la reducción drástica del papel circulante por una empresa, sea bufete de abogados, una administración de fincas, o una oficina técnica. La gestión documental representa una oportunidad para mejorar la productividad de la empresa y reducir costes.

  • Rápida localización y consulta de documentos
  • Reducción de riesgos y costes de transporte y almacenamiento de la información
  • Posibilita la realización de cualquier número de copias autorizadas.
  • Creación de nuevos canales de comunicación para empresas con dispersión geográfica.
  • Garantía de un entorno seguro y flexible.
  • Utilización simultánea por más de un usuario.
  • Control y seguimiento de la distribución de documentos.
  • Reduce significativamente el coste del papel, sellos, tóner y mano de obra en la oficina

Las fases para conseguir la implantación de un sistema de gestión documental son:

  • Estructuración y Organización del Sistema
  • Formación (Nivel Básico y Avanzado)
  • Implantación del Sistema Informático
  • Creación de la Base de Datos:
  • Catalogación Retrospectiva (no obligatoria)
  • Catalogación en vivo: es decir, se cataloga conforme se va recibiendo nuevo papel
  • Incorporación de las bibliotecas al Sistema
  • Mantenimiento del Sistema

¿Cómo funciona?

La solución de archivado digital es una forma sencilla y rápida de digitalizar y archivar automáticamente documentos en soporte papel en la base de datos, siendo posible recuperarlos simplemente pulsando un boton.

Sólo son necesarios TRES PASOS:

PASO 1: Colocar el documento en el alimentador automático del dispositivo.

PASO 2: Elegir en el panel de mandos la carpeta donde se desea archivar el documento.

PASO 3: Pulsar el botón de INICIO para escanear y archivar el documeto.

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Acerca de Vicente Millán

Technology and consulting lover
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